format-X
Für unser Team bei format-X
- Dashboard, Aufträge und Belege
- Lager mit Scan, Verladung und Rückgabe
- Zeiterfassung mit Stechuhr, Kalender, Tickets
- Kunden, Werkstatt, Chat, Wiki, KI-Suche
- Reisekosten und Urlaub
Software
So arbeiten wir: Auftrag, Lager, Team und Rechnung in einem System.
Das format-X System und seine Apps haben wir für die Arbeit der format-X GmbH gebaut. Hier zeigen wir, wie wir damit arbeiten. Es ist ein Einblick und kein Produkt zum Verkauf.
4
native Apps
11
Funktionsbereiche
7
Sprachen in der Oberfläche
Unser format-X System
Unser Verleih- und Warenwirtschaftssystem, gebaut für den Alltag bei Events.
Selbst gehostet, im Browser bedienbar und mit Apps für unterwegs. Wähle einen Bereich und sieh, wie wir damit arbeiten.
Tipp: Wische nach links oder rechts, um den Bereich zu wechseln.
Aufträge und Projekte
Vermietung, Verkauf, Dienstleistung oder alles zusammen: Material, Cases und Leistungen buchen wir direkt am Auftrag. Die Verfügbarkeit prüft das System live.
Doppelbuchungen fallen auf, bevor der Truck gepackt wird.
Angebote, Rechnungen, Verträge
Vom Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung, mit Briefkopf und eigenen Vorlagen. Unsere Kunden unterschreiben Angebote per Online-Link, offene Posten laufen durchs Mahnwesen. Eingangsbelege landen per Upload, App-Foto oder E-Mail im System und werden erkannt (E-Rechnung, optional mit KI). Dazu kommen Liquiditätsplanung, Bankabgleich und ein DATEV-Monatsexport mit SKR03 oder SKR04.
Von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung ohne Medienbruch.
Lager, Packlisten, Verladung
Artikel mit Seriennummern, Flightcases mit festem Packinhalt, mehrere Lager. Per QR-Scan am Handy laden wir ein und nehmen zurück. Packliste und Inventur laufen über denselben Bestand.
Beladen und Rückgabe sind nachvollziehbar, Rückläufer mit Defekt melden sich sofort.
Kalender und Einsatzplanung
Die Timeline zeigt Personal und Fahrzeuge in Zeilen, die Tage in Spalten. Dazu kommen externe Kalender, ein ICS-Feed, Fahrzeugplanung und Urlaubsanträge.
Wir sehen auf einen Blick, wer und was an welchem Tag unterwegs ist.
Zeiterfassung und Personal
Stechuhr in der App, sogar auf dem Sperrbildschirm. Zeiten werden freigegeben und exportiert. Spesen und Reisekosten rechnen wir im Tagesabschluss nach festen Regeln. Freelancer sehen nur ihre zugewiesenen Aufträge.
Arbeitszeit landet direkt dort, wo wir sie für Abrechnung und Lohn brauchen.
Kunden, Anfragen, Tickets
Kundenstamm, Anfragen und ein Support-Ticketsystem mit Gerätebezug. Kunden erreichen uns im Live-Chat, auch über WhatsApp, und stimmen Termine per Umfrage ab. Dazu Aufgaben, Notizen, ein internes Wiki, ein Passwort-Tresor, interne Chats und E-Mail-Kampagnen.
Wer bei uns anruft oder schreibt, ist mit Historie und Equipment sofort greifbar.
Kasse Im Testbetrieb
Ein eigenes Kassensystem für den Verkauf vor Ort: Kassenoberfläche mit Scan, Kassierer mit PIN, Kartenzahlung per SumUp, TSE über fiskaly, Bon-Druck, Kundendisplay und Beleg per E-Mail. Die Kasse hängt am selben Artikelbestand wie Lager und Rechnung.
Noch läuft sie im Testbetrieb: Die echten Zugänge und Geräte für TSE, Kartenzahlung und Bondrucker sind noch nicht in Betrieb.
Verkauf an der Kasse und Rechnung greifen auf denselben Bestand zu.
3D-Druck
Unsere 3D-Drucker sind im System: Status, Fortschritt und Kamerabild live, Pause, Fortsetzen und Stop, dazu Druckaufträge mit Warteschlange. Dateien liegen in einer Bibliothek mit Ordnern, Rubriken und Vorschau, ein Druck startet direkt aus der Datei mit der Zuordnung der AMS-Fächer.
Das Filament-Lager rechnet den Verbrauch je Druck ab. Alles davon gibt es auch in den Apps. Das Abholen von Zeitraffer-Videos wird gerade mit echten Druckern erprobt.
Vom Druckauftrag über die Datei bis zum Filament-Verbrauch an einer Stelle, auch unterwegs.
Fernwartung Teils in Entwicklung
Der format-X Remote Agent ist ein eigener Client. Wir schalten uns aus dem ERP im Browser auf ein Gerät auf. Die Verbindung läuft per WebRTC direkt zwischen Browser und Zielgerät, vor Ort stimmt jemand zu und ein Balken zeigt die laufende Sitzung.
Am weitesten ist die macOS-Version. Windows und Linux gibt es als Installer, die Windows-Fernsteuerung ist noch nicht ausgiebig mit echten Geräten erprobt.
Support-Einsatz am Gerät ohne Fremdsoftware, eingebunden in Ticket und Kundenakte.
Telefonie In Erprobung
Eine eigene Telefonanlage ist an das ERP angebunden: Durchwahl pro Mitarbeiter, Klick-zum-Anrufen und Zuordnung des Anrufers zur Kundenakte. Anrufe laufen verschlüsselt direkt in den Apps auf iPhone und Android. Dazu kommen Gruppenanrufe, Ansagen, Voicemail und die Rufumleitung aufs Mobiltelefon.
Echte Anrufe über die App funktionieren. Einzelne Szenarien, etwa Mobil-Weiterleitung und Anrufe im selben WLAN, werden noch getestet.
Beim Klingeln siehst du, wer anruft, und hast die Akte schon offen.
Online-Services, Portal, Shop
Unsere Kunden buchen und fragen ohne Login an, sehen die Verfügbarkeit live, melden Defekte per QR-Code und melden sich im Kundenportal an. Der Webshop im System ersetzt die bisherige WooCommerce-Anbindung.
Mehr zu den Online-ServicesAnfragen kommen bei uns strukturiert an und müssen nicht abgetippt werden.
Unsere Apps
Alle unsere Apps in einem Überblick.
Von den Apps für den Alltag bis zu den Werkzeugen für die Eventpraxis: Das haben wir gebaut und setzen es selbst ein.
- Im AlltagTeam, Freelancer, Kunden und Shop arbeiten mit denselben Daten. Die Apps stehen im App Store und bei Google Play bereit.
- Für unsere KundenRanevi™ für die eigene Webseite, Momentwerk™ für Event-Fotos mit Galerie und Bestellung und die fX-Box mit Hub und Fernbedienungs-App.
- Für die EventpraxisMessenger, Timer, Teleprompter, Übersetzung, Bildkontrolle und Fernbedienung: Werkzeuge für Bühne, Regie und Set. Mehrere davon werden noch an echten Geräten erprobt.
Die Apps
Vier Apps, eine Datenbasis.
Unsere Apps sind im App Store beziehungsweise Play Store erhältlich, für unser Team, unsere Freelancer und unsere Kunden, und sprechen mit demselben System. Wische durch die Karten.
Praktisch im Alltag
Stechuhr auf dem Sperrbildschirm
Ein- und ausstempeln ohne die App zu öffnen, per Live Activity und Widget.
Widgets und Watch
Aufträge, Zeit, Aufgaben und Inventar auf dem Home-Bildschirm, dazu eine Apple-Watch-App mit Complication.
Siri und CarPlay
Siri-Kurzbefehle und eine CarPlay-Szene in der Team- und der Freelancer-App.
3D-Druck unterwegs
Drucker, Druckaufträge, Dateien und Filament in der App, dazu eine Live Activity für laufende Drucke auf iPhone.
Push-Nachrichten
Benachrichtigungen auf iPhone und Android. Die Oberfläche der Android-Apps gibt es in sieben Sprachen.
Wear OS und Android Auto sind für die Android-Apps in Entwicklung und noch nicht als fertig zu verstehen.
Online-Services & Kundenportal
Unsere Kunden erledigen vieles selbst.
Ohne Anruf und ohne Mailpingpong: buchen, anfragen, Support holen, Belege einsehen.
Online buchen
Kunden sehen per Ampel, ob unser Equipment frei ist, und buchen ohne Login.
Anfragen
Formulare für allgemeine Anfragen und für bestimmte Angebote. Sie landen strukturiert im System.
Support und Defektmeldung
Ticket erstellen oder per QR-Code am Gerät einen Defekt melden, ohne Login.
Kundenportal
Eigener Login, optional mit Zwei-Faktor oder Passkey. Kunden sehen nur ihre Aufträge, Belege und Zahlungen. Die Online-Zahlung per PayPal ist eingebaut und wird noch erprobt.
Shop
Warenkorb, Kasse mit Rechnung oder Vorkasse, Bestellstatus in der Kunden-App. Anbindung von PayPal und SumUp wird noch mit echten Konten erprobt.
Unsere Online-Services öffnen Ab 2027
Einzelne Kacheln auf der Übersichtsseite tragen noch den Hinweis „bald verfügbar“.
Integrationen & KI
Verbunden mit dem, was wir nutzen.
Ehrlich eingeordnet: Die KI- und Smart-Home-Anbindungen lesen nur, sie ändern nichts an unseren Daten.
Home Assistant
Eine Integration liefert Sensoren aus dem Tagesboard: ausgehende und zurückkehrende Aufträge, Personal und Fahrzeuge im Einsatz, offene Reparaturen, Termine, überfällige Bestellungen. Sie liest nur und enthält weder Preise noch Kundendaten. Sie läuft als eigenes HACS-Repository, nicht über den offiziellen Store.
KI-Suche und MCP
In der KI-Suche stellen wir Fragen an Wiki, Aufgaben, Tickets, Aufträge und Belege. Der eingebaute MCP-Server lässt Claude Desktop oder Claude Code ERP-Daten abfragen, nur lesend, mit denselben Tokens, Rechten und Geheimnisfiltern wie die API. Die Antwort kommt über die Anthropic-API, der Suchkontext geht also an einen Drittanbieter. Beides ist nur aktiv, wenn wir es einschalten.
Weitere Anbindungen
- Nextcloud: Ordner je Kunde und Projekt, Dokumentenexport
- DATEV-Buchungsstapel, Bankabgleich per FinTS oder Open Banking
- DHL-Versand und Retouren
- fiskaly (TSE) und SumUp für die Kasse
- 3D-Drucker über Home Assistant und eine eigene Drucker-Bridge
- SMTP, E-Mail-Vorlagen, Kampagnen und Umfragen
- WooCommerce-Abgleich, Webhooks, API-Tokens und REST-API
- Import aus Rentman-Excel (Kontakte, Material)
Die E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) und der DATEV-Export decken die gängigen Fälle ab. Sonderfälle wie Skonto, Gutschriften oder Teilzahlungen sind noch offen.
Weitere Software
Werkzeuge aus der eigenen Eventpraxis.
Neben dem System entwickeln wir Software für die Arbeit am Set und auf der Bühne und setzen sie selbst bei unseren Produktionen ein.
In Entwicklung
Diese Projekte sind noch in Arbeit und nicht erhältlich. Wir zeigen sie, damit du siehst, woran wir arbeiten.
BAURAUM In Entwicklung
Parametrisches 3D-CAD für Produkte, Mockups und Event-Design mit 2D-Zeichnungen, Stücklisten und Export nach STEP, STL und DXF. Die Mac-Version ist weit fortgeschritten.
fX-Bonding In Entwicklung
Eigenes Bonding für Livestreams: mehrere Leitungen werden zu einem verschlüsselten Tunnel gebündelt, mit Failover und Fehlerkorrektur. Der erste Hardware-Test auf einem Router verlief erfolgreich.
FormScan In Entwicklung
3D-Scanner-App für iPhone und iPad mit Mac-Studio-App: Aufnahme per LiDAR und Object Capture, Messfunktion und STL-Export für den 3D-Druck.
EVENTLOG Prototyp
Monitoring-Hub für Eventtechnik mit Adaptern für viele Hersteller, Alarmen per Push und PDF-Berichten als Einsatznachweis. Bisher nur an Simulatoren getestet, nicht an echten Geräten.
LOOP-X Prototyp
Interaktive Medienstationen mit Server, Kiosk-Player und Besucher- und Admin-Apps. Die ersten Stationen laufen, weitere fehlen noch.
Dachvermessung Prototyp
Photogrammetrie auf dem Mac für Orthofotos und Höhenmodelle aus Drohnenaufnahmen. Noch nicht mit echten Aufnahmen geprüft.
Mixdeck Frühe Phase
Live-Bildmischer in Rust für Mac und Windows. Der Kern mit Eingängen, Schnitt und Überblendung läuft, Aufnahme und Streaming fehlen noch.
Sicherheit
Was im System tatsächlich eingebaut ist.
Wir nennen nur, was im Code steckt. Zertifikate oder Prüfsiegel behaupten wir nicht.
Verschlüsselte Ablage
Sensible Felder wie IBAN, USt-ID oder Zugangsdaten und hochgeladene Dateien liegen mit AES-256-GCM verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert.
Zwei-Faktor und Passkeys
Anmeldung mit TOTP und Rettungscodes oder per Passkey, für Mitarbeiter und für das Kundenportal. Login-Drosselung und CSRF-Schutz sind aktiv.
Rechte und Protokoll
Rollen und Rechte mit eigenen Rollen, abschaltbare Module, Audit-Log. Freelancer sehen nur ihre Aufträge, Zugänge im Tresor gelten nur für die Laufzeit des Auftrags.
Fernwartung mit Zustimmung
Verbindung per WebRTC, Zustimmung vor Ort, sichtbarer Sitzungsbalken. Das ERP vermittelt nur den Verbindungsaufbau.
Selbst gehostet
Die Daten liegen auf einem Server, den wir selbst betreiben. Es gibt eine Seite für Datenauskunft und Abmeldelinks in Mailings. Die Spracherkennung läuft optional auf eigener Infrastruktur.
Fragen und Antworten
Das wird oft gefragt.
Wo läuft das System?
Das System ist selbst gehostet (Docker mit nginx, PHP und MariaDB) und läuft auf unserem eigenen Server. Wir bedienen es im Browser und mit den Apps.
Kann ich das System kaufen oder nutzen?
Nein. Das System und die Apps sind nur für die Arbeit der format-X GmbH gebaut und nicht für den Vertrieb an andere gedacht. Die Apps stehen in den Stores für unser Team, unsere Freelancer und unsere Kunden bereit.
Sind die Apps im Store?
Ja. Die ERP-App, die Freelancer-App, das Kundenportal und der Shop sind im App Store beziehungsweise Play Store verfügbar. Die Links findest du oben bei den Apps.
Wie sieht es mit E-Rechnung und DATEV aus?
ZUGFeRD, XRechnung und der DATEV-Buchungsstapel sind umgesetzt. Sonderfälle wie Skonto, Gutschriften, Reverse-Charge oder Teilzahlungen sind noch nicht abgedeckt. Wir bezeichnen die E-Rechnung daher nicht als zertifiziert.
Gibt es einen Import aus Rentman?
Das System kann Kontakte und Material aus einer Rentman-Excel-Datei importieren.
Ändert die KI unsere Daten?
Nein. KI-Suche und MCP-Server lesen nur. Sie nutzen die Rechte des jeweiligen Zugangs, und Geheimnisse werden herausgefiltert. Wir schalten sie bewusst ein.
Funktionieren die Apps offline?
Die Apps sprechen über die Schnittstelle des Systems mit dem Server. Eine verlässliche Aussage zum Offline-Betrieb treffen wir hier nicht.
Fragen
Neugierig, wie wir arbeiten?
Unsere Software ist für den eigenen Betrieb gebaut und nicht zum Verkauf gedacht. Wenn du Fragen zu unseren Leistungen oder zu einem Auftrag hast, melde dich gern.
- info@format-x.gmbh
- Online-Services ansehen Ab 2027