Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher
format-X GmbH, Rheinstraße 32, 65385 Rüdesheim am Rhein, Telefon +49 6722 9191810, E-Mail info@format-x.gmbh. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter dieser Adresse.

2. Hosting und Server-Protokolle
Unsere Webseiten und Systeme laufen auf Servern der netcup GmbH (Karlsruhe, Rechenzentrum in Deutschland), mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem) in Protokolldateien, um die Seite auszuliefern und die Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Reichweitenmessung mit Matomo
Auf unseren öffentlichen Webseiten und Anfrageseiten zählen wir Besuche mit der Software Matomo, die wir selbst auf eigenen Servern betreiben (analytics.format-x.gmbh). Es werden keine Cookies gesetzt, und es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte. Erfasst werden die aufgerufene Seite (ohne Parameter), der Zeitpunkt, die Seite, von der Sie kommen (Referrer), die ungefähre Herkunft (Land bzw. Region), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße und Sprache. Die IP-Adresse wird vor der Speicherung um 2 Byte gekürzt (anonymisiert). Wir verwenden keine Nutzerkennung und führen Besuche nicht über mehrere Geräte oder Webseiten zusammen. Rohdaten löschen wir nach Ablauf der in Matomo eingestellten Aufbewahrungsfrist; Auswertungen enthalten nur anonyme Zahlen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Reichweite und Nutzung unseres Angebots zu kennen und es zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Ihr Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ sendet, zählen wir Ihren Besuch nicht. Außerdem können Sie der Messung jederzeit widersprechen, indem Sie uns unter info@format-x.gmbh schreiben. Angemeldete Mitarbeiter und Seiten mit persönlichen Links (zum Beispiel Angebots-Signaturen, Foto-Galerien, Kundenportal) werden nicht gezählt.

4. Cookies und lokale Speicherung
Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design sowie eine Sitzung, damit Formulare funktionieren und Sie angemeldet bleiben. Dafür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Zur Besuchszählung setzen wir keine Cookies ein (siehe Ziffer 3).

5. Kontaktaufnahme, Anfragen und Chat
Wenn Sie uns über ein Formular (zum Beispiel Anfrage, Fotobox, Service, Ranevi™), per E-Mail, Telefon oder über den Chat kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Telefon, Firma, Ihre Nachricht und gewählte Leistungen), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen zu kommunizieren. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung und Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen (lit. f). Der Chat lädt erst nach Ihrem Klick. Wir löschen die Daten, wenn sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Vertragsabwicklung und Kundenportal
Für die Abwicklung von Verträgen (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Kundenportal, Ranevi-Konten) verarbeiten wir die dafür erforderlichen Stammdaten, Kommunikations- und Vertragsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen (insbesondere nach HGB und AO) auf.

7. Fotos und Galerien
Bei Veranstaltungen mit unserer Fotobox oder Foto-Dienstleistung verarbeiten wir Aufnahmen und stellen sie über geschützte Galerien bereit. Ob wir dabei für den Veranstalter als Auftragsverarbeiter tätig sind oder selbst verantwortlich sind, ergibt sich aus der jeweiligen Vereinbarung; Informationen zur Aufnahme erhalten Sie vor Ort. Die Galerien laufen auf Servern in Deutschland (netcup, für die Fotobox-Dienste Hetzner Online GmbH).

8. Weitergabe von Daten
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben. Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten (zum Beispiel Hosting), sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an info@format-x.gmbh. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, zum Beispiel beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

10. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Angebote oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.

Stand: November 2026